RÉVISION DE L'AML PAR BAFIN : IMPACT SUR LA PREMIÈRE ET LA DEUXIÈME LIGNE DE DÉFENSE
Le 29 novembre 2024, le BaFin a publié une mise à jour des notes d'interprétation et d'application de la loi sur le blanchiment d'argent ("LBA"), qui entrera en vigueur le 1er février 2025. Avec cette mise à jour très attendue, le BaFin poursuit l'objectif de renforcer l'efficacité des mesures de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme (LBC/FT) tout en garantissant une mise en œuvre uniforme des exigences légales pertinentes dans toutes les entreprises réglementées.
Les notes d'interprétation et d'application actualisées apportent des changements importants tant pour la première ligne de défense que pour la deuxième ligne de défense. Dans cet article, nous mettons en lumière les principales nouveautés pour la First Line of Defence et leurs conséquences pour les personnes soumises à l'obligation - avec un accent particulier sur deux aspects centraux : les délais pour la vérification des profils clients et l'identification des ayants droit économiques.
Réduction des obligations de mise à jour des informations sur les clients
L'une des principales nouveautés concerne les délais de mise à jour des informations sur les clients. Les nouveaux intervalles sont les suivants :
- Obligations de vigilance simplifiées : Le délai de mise à jour des informations sur les clients dans le cadre des obligations de vigilance simplifiées sera désormais basé sur les risques. Il n'y aura plus de délai forfaitaire, mais la fréquence de mise à jour dépendra du profil de risque du client. En cas de risques faibles, ces intervalles restent flexibles.
- Risque normal : les clients considérés comme présentant un risque normal doivent désormais mettre à jour leurs informations tous les cinq ans (contre tous les dix ans auparavant).
- Risque élevé : pour les clients présentant un risque élevé, une mise à jour annuelle est désormais nécessaire (contre une mise à jour tous les deux ans auparavant).
En outre, la BaFin précise dans ses explications que la vérification des données d'une personne morale (p. ex. GmbH ou AG) peut être effectuée par la consultation de documents d'entreprise tels que des extraits du registre du commerce. Dans ce cas, la BaFin avait initialement exigé un délai de quatre semaines seulement après l'établissement du document, mais ce délai a été prolongé à trois mois. Cela signifie que les obligés ont plus de temps pour vérifier les documents pertinents. Le délai exact s'étend désormais de la date d'émission du document à la date du premier traitement des informations par les obligés. En pratique, cela signifie que les entreprises doivent adapter leur processus de contrôle interne en ce qui concerne la vérification des documents, étant donné que les délais ont été assouplis, mais qu'un contrôle régulier reste nécessaire.
En outre, le BaFin a précisé que, dans les cas à faible risque, une carte d'identité officielle délivrée par une autorité ou un organisme public peut également être utilisée comme preuve pour vérifier l'identité, ce qui simplifie les exigences de vérification de l'identité pour de tels clients. Il est toutefois souligné ici que tous les points de données tels que décrits aux articles 10, paragraphe 1, point 1, et 11, paragraphe 4, point 2, de la GwG ne doivent pas obligatoirement être saisis dans de tels cas. Cela offre une certaine flexibilité aux personnes soumises à l'obligation, car elles ne sont pas tenues de saisir toutes les données en détail si le risque est jugé faible.
Le chapitre 4.5.2 des AuA précise que le BaFin accepte de plus en plus l'utilisation de bases de données commerciales pour vérifier si un client ou son bénéficiaire effectif est une personne politiquement exposée (PPE). Cela revêt une importance considérable, car les PEP sont exposées à un risque accru de blanchiment d'argent et de corruption. Les obligés doivent toutefois s'assurer qu'ils utilisent toujours les listes les plus récentes fournies par leurs prestataires de services afin d'effectuer correctement cette analyse de risque. Cela nécessite un examen régulier et, le cas échéant, un échange de données avec les fournisseurs externes.
Les délais raccourcis et les exigences plus détaillées en matière d'informations sur les clients entraînent une augmentation de la charge de travail pour les entreprises. En particulier, la vérification annuelle des clients à haut risque nécessite une augmentation significative des ressources humaines et techniques. Les entreprises doivent adapter leurs systèmes de manière à pouvoir effectuer les mises à jour de manière efficace et dans les délais impartis. La gestion des extraits du registre du commerce et l'intégration de bases de données commerciales dans les systèmes de gestion des risques augmentent la complexité et la charge administrative.
Identification des ayants droit économiques
Un autre élément essentiel de la mise à jour des notes d'interprétation et d'application du BaFin concerne les exigences relatives à l'identification des ayants droit économiques. Il s'agit d'une mesure centrale dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent, car l'ayant droit économique est la personne qui, en dernier ressort, exerce un contrôle sur une personne morale ou un montage.
Selon les nouvelles directives, les personnes tenues de fournir des informations sur l'ayant droit économique doivent les obtenir directement auprès du cocontractant ou de la personne qui se présente. Cela signifie que la seule utilisation de sources publiques, d'agences de renseignements ou du registre de transparence ne suffit pas. Ces sources ne peuvent servir que de source d'information complémentaire, mais elles ne doivent pas constituer la base principale de l'identification de l'ayant droit économique.
L'obligation d'obtenir ces informations directement du cocontractant entraîne une communication plus intense et une vérification plus précise des données. Pour les entreprises, cela signifie qu'elles doivent demander des preuves détaillées de la structure de propriété de leurs clients et de leurs ayants droit économiques.
Le BaFin a également apporté un changement important concernant les sociétés cotées en bourse. En vertu de la nouvelle réglementation, les filiales de sociétés cotées en bourse sont exemptées de l'obligation d'identifier les bénéficiaires effectifs si la société mère détient plus de 75 % des parts. Auparavant, cette exemption ne s'appliquait que si la société mère détenait au moins 50 % des parts.
La collecte directe d'informations auprès des cocontractants et l'exigence d'une vérification détaillée des ayants droit économiques augmenteront considérablement la charge administrative. Les entreprises doivent travailler en étroite collaboration avec les équipes de vente au sein de leurs services de conformité afin de s'assurer que toutes les données requises sont collectées de manière correcte et complète.
Conclusion
Les directives révisées de la BaFin concernant la mise à jour des informations sur les clients et l'identification des ayants droit économiques entraînent des changements significatifs pour les personnes soumises à ces obligations. Les entreprises doivent adapter leurs processus de conformité, ce qui concerne notamment la charge de travail dans les domaines de la vérification des documents, de la gestion des risques et de la communication avec les clients.
